Automaatio & AI
Ohjelmistorobotiikka (RPA) on nopea ja kustannustehokas tapa automatisoida toistuvia liiketoiminnan prosesseja. RPA:n avulla on mahdollista saavuttaa merkittäviä tuloksia ja kustannussäästöjä jo muutaman viikon projekteilla. Autamme löytämään liiketoiminnastasi juuri ne prosessit, jotka hyötyvät automaatiosta eniten.
Olemme erikoistuneet alan johtaviin UiPath ja Microsoft Power Automate -alustoihin, joiden avulla sertifioidut asiantuntijamme automatisoivat toistuvat sääntöpohjaiset prosessit ja vähentävät manuaalista työtä vapauttaen organisaationne työntekijöitä tärkeämpiin tehtäviin.
Aplika on UiPath:n virallinen kumppani ja jälleenmyyjä Suomessa. Saat kauttamme lisenssit alennettuun hintaan Managed Services -mallilla.
Perinteisen automaation lisäksi Aplikalla on Suomen johtavaa osaamista RPA-prosessien täydentämisestä tekoälyyn pohjautuvilla ratkaisuilla. Täydennämme perinteisiä sääntöpohjaisia automaatioita tekoälyagenteilla, joiden avulla prosessit pystyvät tulkitsemaan ja käsittelemään myös vapaamuotoista tai jäsentymätöntä dataa. Asiantuntijoillamme on vankka kokemus esimerkiksi OpenAI:n GPT-rajapinnan hyödyntämisestä osana laajempaa RPA-työnkulkua.
Automatisoi liiketoiminnan prosessit – ei tarvetta muutoksille olemassa oleviin järjestelmiin
Ohjelmistorobotit käyttävät ohjelmistoja täsmälleen samalla tavalla kuin normaali työntekijä, mutta ne suoriutuvat tehtävistä moninkertaisesti ihmistä nopeammin. Robotit esimerkiksi kirjautuvat järjestelmiin, kirjoittavat tekstiä, klikkaavat nappeja ja navigoivat käyttöliittymässä. Robotille annetaan vain omat käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet, aivan kuten tavalliselle työntekijälle.
Robotti voi esimerkiksi kopioida rivejä Excel-taulukoista, lukea saapuvia sähköposteja, poimia tarvittavat tiedot ja syöttää ne suoraan yrityksen ERP-järjestelmään.
Kun prosessin automatisoiva ohjelmistorobotti on kertaalleen konfiguroitu oikein, se on jatkossa käytettävissä 24/7 ilman kahvitaukoja, sairauslomia tai muita poissaoloja. Automaatioiden takaisinmaksuaika on tyypillisesti erittäin lyhyt ja RPA:n ansiosta organisaatioiden työntekijöiden aikaa vapautuu muihin tärkeämpiin tehtäviin.
Nopeita tuloksia & lyhyt investoinnin takaisinmaksuaika
RPA:lla saavuttaa konkreettisia tuloksia jo viikoissa, ei kuukausissa. Useimpien organisaatioiden kohdalla investointi maksaa itsensä takaisin alle kuudessa kuukaudessa.
Parhaita kohteita automaatiolle ovat yleensä toistuvat, sääntöpohjaiset ja korkean volyymin prosessit kuten:
- tilausten käsittely
- laskutus
- logistiikan ja varastonhallinnan operaatiot
- työntekijöiden onboarding/offboarding
- kuukausiraportointi
- sähköpostien ja tiedostojen automaattinen käsittely
- mikä tahansa tehtävä joka tällä hetkellä vaatii manuaalista datan syöttöä tai copy-pastea
Näissä arkisissa toiminnoissa RPA tuo nopeimmat säästöt ja parhaan vastineen investoinnille.
Esimerkkejä automaation käyttökohteista eri toimialoilla
Jokaiseen toimialaan liittyy omat prosessinsa ja haasteensa.
Alla on listattu toimivaksi todettuja UiPath-automaatioesimerkkejä kolmelta korkeiden volyymien ja suurten datamäärien toimialoilta, joissa automaatioasteen nostolla saavutetaan nopein sijoitetun pääoman tuotto (ROI):
- Yleinen logistiikka ja varastonhallinta
- Maahantuonti, vienti ja tukkukauppa
- Varaosat ja huoltopalvelut
Kehittäjillämme on laaja kokemus logistiikan, maahantuonnin, tukkukaupan ja varaosaliiketoiminnan manuaalisten prosessien automaatiosta.
Alla olevassa listassa on esitelty todellisia esimerkkejä ohjelmistorobotiikan käyttötapauksista logistiikan ja varastonhallinnan manuaalisten prosessien automaatiossa.
Automaattinen ostotilausten ja toimittajien laskujen täsmäytys
Robotti hakee ostotilausdatan saapuvista sähköposteista (tai PDF/Excel -tiedostoista), kirjautuu ERP/WMS -järjestelmään (esim. SAP, NetSuite, Odoo, Microsoft Dynamics), täsmäyttää ostotilauksen rivit toimittajien laskuja vasten. Robotti löytää mahdolliset poikkeamat ja siirtää ne työntekijän käsiteltäväksi. Esimerkiksi muutaman kymmenen ostotilauksen käsittelyssä voidaan säästää useita tunteja manuaalista työtä.
Reaaliaikainen varaston täsmäytys järjestelmien välillä
UiPath-robotti hakee varastosaldot WMS-järjestelmästä, vertaa niitä ERP:n tietoihin ja/tai verkkokauppa-alustaan (esim. Shopify, Magento) sekä korjaa poikkeamat automaattisesti tai tekee tarvittavat oikaisutapahtumat – näin päivittäinen manuaalinen Excel-täsmäytys poistuu kokonaan.
Saapumisilmoituksen (ASN) ja lähetystarran automaattinen luonti
Kun ASN-saapumisilmoitus (Advance Ship Notice) saapuu EDI:n tai sähköpostin kautta, robotti lukee sen, merkitsee tapahtuman WMS-järjestelmään, tuottaa ja tulostaa GS1-vaatimusten mukaiset tarrat sekä päivittää kuljetusliikkeen portaalin tiedot
Rahtihintojen vertailu ja kuljetusvarauksen automatisointi
Robotti kirjautuu useiden kuljetusliikkeiden portaaleihin (DHL, FedEx, UPS, DB Schenker). Robotti voi pyytää tarjoukset painon ja mittojen perusteella, tarkistaa sopimushinnat tai jopa laskea hinnan portaalin selainpohjaisen hintalaskurin avulla. Prosessin tavoitteena on löytää edullisin vaihtoehto, tehdä varaus ja lopuksi palauttaa seurantanumero TMS- tai ERP-järjestelmään.
Palautusten (RMA) käsittely ja hyvitysprosessi
Asiakkaan palautusportaali → robotti lukee palautuspyynnön → tarkistaa palautuskelpoisuuden → luo palautusvastaanoton WMS-järjestelmään → päivittää varaston → käynnistää hyvityksen ERP:ssä → ilmoittaa asiakkaalle – koko palautusprosessi on täysin automaattinen alusta loppuun.
Kuljetusten hallintajärjestelmän (TMS) tietojen syöttö
Myyntitilaus luotu → robotti kopioi lähetystiedot ulkoiseen TMS-järjestelmään, hakee suunnitellut reitit ja kirjoittaa arvioidut toimituspäivämäärät takaisin ERP-järjestelmään sekä asiakkaan portaaliin.
Tulliselvitysten automatisointi (kansainvälinen kauppa)
Robotti laatii laskutositteet, pakkausluettelot ja HS-koodit, täyttää kansalliset tullausportaalin tai kolmannen osapuolen lomakkeet sekä jättää tulliselvitykset automaattisesti – näin clearance-prosessin viive voidaan minimoida.
Nämä tapaukset tuottavat tyypillisesti 100–500 % ROI:n 6–12 kuukauden sisällä, ja ne kuuluvat logistiikan alan yritysten ensimmäisiin UiPathilla automatisoimiin prosesseihin.
Alla on esitelty konkreettisia prosesseja, joita UiPath:lla tyypillisesti automatisoidaan ulkomaankaupan (import/export) ja tukkukaupan sektoreilla.
Tulliselvitysten automaattinen jättäminen
Robotti lukee saapuvat laskut ja pakkausluettelot (esim. PDF/sähköposti), poimii niistä HS-koodit, arvot, alkuperämaan ja ehdot (International Commercial Terms), kirjautuu Tullin UTU-portaaliin tai huolitsijan järjestelmään, täyttää ja jättää tuontitullausilmoituksen automaattisesti sekä palauttaa MRN-numeron toiminnanohjausjärjestelmään – näin tullauksen läpimenoaika lyhenee usein tunneista minuutteihin.
Konttien ja alusten seuranta sekä arvioitujen saapumisaikojen (ETA) päivitys
UiPath-robotti seuraa kuljetusliikkeiden portaaleja (Maersk, MSC, Hapag-Lloyd, ONE) ja sähköposteja, hakee uusimmat aluksen tilatiedot sekä päivitetyt ETA-arviot ja päivittää automaattisesti uudet saapumisajat ERP-/WMS-järjestelmään sekä asiakkaan näkymään – manuaalista seurantaa ei enää tarvita.
Tuontilaskujen sekä tullien ja ALV:n täsmäytys
Robotti hakee Tullin tai huolitsijan lähettämät tulli- ja ALV-laskut, täsmäyttää ne alkuperäiseen ostotilaukseen sekä tavaran vastaanottoon ERP:ssä, kirjaa kustannukset automaattisesti ja hälyttää talousosastolle kaikista poikkeamista.
Dokumenttien automaattinen arkistointi
Jokaisen uuden kontin kohdalla robotti kerää ja tarkistaa kaikki konttiin liittyvät dokumentit (kauppalasku, pakkausluettelo, konossementti (B/L), alkuperätodistus, jne.), yhdistää ne yhdeksi PDF-tiedostoksi ja lataa sen oikeaan kansioon SharePointiin tai ERP-järjestelmään – aina 100 % tarkastusvalmis.
Freight Forwarder Rate & Booking Automation
When a purchase order is confirmed, the robot sends dimensions/weight to multiple forwarders via email or portal, collects quotes, picks the best option according to predefined rules, books the shipment, and returns booking confirmation + cost to the ERP.
Antidumping- ja lisätullitarkistukset
Robotti tarkistaa jokaisen HS-koodin uusimpia EU:n antidumping- ja tasoitustullilistoja (TARIC) vasten, laskee mahdolliset lisätullit automaattisesti ja joko estää ilmoituksen tai hälyttää, jos uusi sääntö osuu kohdalle – näin vältetään kalliit yllätykset tullissa.
Saapumisilmoituksen käsittely ja varastopaikan automaattinen varaaminen
Heti kun saapumisilmoitus (Arrival Notice) saapuu sähköpostiin, robotti lukee konttinumeron ja ETA-ajan, varaa purkuaikapaikan terminaalijärjestelmään sekä vastaanottoaikapaikan WMS:ään – ei tarvetta puheluille tai manuaalisesti lähetetyille sähköposteille.
Nämä automaatiot maksavat itsensä takaisin yleensä 3-12 kuukaudessa UiPath -teknologialla toteutettuina. Useimmissa organisaatioissa suurimmat työaikasäästöt saadaan automatisoimalla tullikäsittely, dokumenttien arkistointi, ETA-päivitykset ja laskujen täsmäytys.
UiPathin tyypilliset käyttökohteet varaosien toimitus- ja huoltologistiikan liiketoiminnassa:
Huoltokeikan varaosien välitön varaus ja kohdistus
Huoltohenkilö luo huoltokeikan toiminnanohjausjärjestelmään (ERP). Nykyisin joku varaa ja kohdentaa osat manuaalisesti varastojärjestelmästä. Robotti tekee sen reaaliajassa heti, kun keikka syötetään järjestelmän: lukitsee osat varatuiksi ja muokkaa varastosaldoja.
Varaosien automaattiset ETA-päivitykset
Kriittinen osa on loppu varastosta. Nykyisin ylläpidetään manuaalisesti Excel-listaa saapuvista tavaroista. Automatisoidussa prosessissa robotti seuraa ostotilauksia ja saapuvia ASN-viestejä 24/7, laskee uudet arvioidut saapumisajat (ETA) ja päivittää tiedot välittömästi haluttuun järjestelmään ja/tai asiakkaille esimerkiksi sähköpostitse.
Kriittisen osan pikatoimitus (Aircraft/Vehicle/Machine on Ground)
Kriittinen laite on epäkunnossa varaosan puuttumisen takia. Nykyisin varaosakoordinaattori käyttää tunteja soitellen ja viestien globaaleille varastoille. Automatisoidussa prosessissa robotti käy sekunneissa läpi kaikki sisäiset ja kumppanien varastot, tarkistaa nopeimmat kuljetusvaihtoehdot, varaa osan, varaa pikarahtina ja palauttaa ratkaisun 5–15 minuutissa tuntien sijaan.
Takuupalautuksen (RMA) käsittely
Asiakas palauttaa takuuosan, jota seuraa nykyisin manuaalinen tarkastus, takuuehtojen tarkistus, hyvityslasku, uudelleenkäyttöpäätös. Automatisoidussa prosessissa robotti lukee palautuslomakkeen, validoi takuuehdot, luo hyvityslaskun, reitittää osan korjaukseen/kunnostukseen/romutukseen ja päivittää varastosaldot automaattisesti.
Sisäisten varastosiirtojen automatisointi (Inter-Company Stock Transfer)
Toinen tehdas/sisaryhtiö tarvitsee osan, josta nykyisin lähetetään sähköpostipyyntö ja luodaan siirtotilaus. Automatisoidussa prosessissa robotti hyväksyy ennalta määritetyt pyynnöt automaattisesti, luo siirtotilauksen, varaa sisäisen kuljetuksen ja päivittää varastosaldot molemmissa yhtiöissä.
Varaosien Min/Max -saldoista huolehtiminen (tai automaattinen varaston täydennys)
Varasto alittaa minimin tai ylittää maksimin. Nykyisin ostaja luo ostotilaukset manuaalisesti. Automatisoidussa prosessissa robotti laukaisee ostotilaukset automaattisesti kulutushistorian tai Min/Max varastosaldosääntöjen perusteella. Ohjelmistorobotti voi lähettää tilaukset EDI:nä tai kirjautua esimerkiksi toimittajaportaaliin hoitamaan asian.
Varaosien hinnaston päivitykset
Valmistaja lähettää uuden hinnaston (joskus tuhansia rivejä) → nykyisin joku päivittää hinnat käsin ERP:hen. Automatisoidussa prosessissa robotti lukee tiedoston (Excel/CSV/PDF), vertaa ja päivittää kaikki hinnat minuuteissa esimerkiksi ERP-järjestelmään.
Täydennysvaraston (Consignment Stock) täsmäytys
Asiakkaalla on täydennysvarastoa → nykyisin tehdään kuukausittainen manuaalinen kulutuslaskenta ja laskutus. Automatisoidussa prosessissa robotti hakee asiakkaan varastotasot, laskee kulutuksen, muodostaa laskun ja lähettää sen automaattisesti.
Yllä luetellut prosessit ovat esimerkkejä ”low-hanging fruit” -automaatiokohteista, joita varaosatoimijat (OEM-valmistajat, teolliset huoltoyritykset, lentokenttien maapalvelut, jne.) usein automatisoivat ensimmäisenä.
UiPath vai Power Automate – Valitse omia tarpeitasi vastaava RPA alusta
UiPath ja Microsoft Power Automate ovat johtavia pilvipohjaisia Robotic Process Automation (RPA) -alustoja, jotka mahdollistavat toistuvien tehtävien ja työnkulkujen tehokkaan automatisoinnin. Molemmat ratkaisut tarjoavat tehokkaat työkalut liiketoiminnan prosessien automaatioon.
- Paras valinta laajoihin ja monimutkaisiin automaatiotarpeisiin
- Joustavuus eri tarpeisiin ja kattavat hallintaominaisuudet
- Mahdollisuus kutsua AI-rajapintaa (esim. GPT) keskeltä prosessia ja tuoda prosessille lisää päättelykykyä
- Kehitystyöhön tarvittavat tunnit usein vähäisemmät (vs. muut RPA-alustat)
- Ideaali valinta yksinkertaisiin automaatioihin
- Valmis integraatio Microsoftin työkaluihin ja ekosysteemiin
- Melko edulliset lisenssikulut
- Automaatioiden kehitystyöhön usein kuluu enemmän aikaa (vs. UiPath)
Aplika on toimittanut suuren määrän onnistuneita RPA-projekteja ja auttaa asiakkaitaan rakentamaan yksilöllisiin tarpeisiin soveltuvia UiPath- ja Power Automate -automaatioita.
Kerro haasteesi – me löydämme siihen täydellisen ratkaisun!
Pääset juttelemaan suoraan asiantuntijoidemme kanssa, ei myyjien!